DB1304/T 490-2024《食品检验检测机构样品管理规范》，

样品的接收、标识、流转、储存、使用、处置

《食品检验检测机构样品管理规范》（DB1304/T 490-2024）是邯郸市2024年11月10日发布、12月1日实施的地方标准，由邯郸市食品药品检验中心牵头编制，适用于食品检验检测机构在样品接收、标识、流转、储存、使用、处置全过程的质量控制，也可供其他领域实验室如疾控中心实验室参考。标准以“确保样品完整性、结果可追溯、客户利益不受损”为目标，用“一条主线、两套标识、三类样品、四项制度、六个环节”把食品样品的全生命周期管理固化成可操作的流程和记录表单，解决了基层实验室“样品乱、标识混、记录缺、处置随意”的痛点。

一、主线：把样品当“证据链”管理
      标准将样品视为检验结果的法律证据，要求机构建立覆盖“收→存→测→留→废”全过程的程序文件，所有环节必须“实时记录、责任到人、可追溯、可复查”，确保一旦进入实验室，样品的状态、位置、数量、责任人、环境条件随时可查，为客户保密，也为可能的复检、仲裁、投诉提供完整证据链。

二、三类样品定义清晰

1、检验样品：用于直接检测的样份。

2、保留样品：与检验样品同时分装、用于复试。

3、备份样品：与检验样品同质、用于备查、复检或仲裁复议。
      三类样品必须在接收时一次分足，杜绝“后期找不到样”的尴尬。

三、六个环节关键控制点

1、接收：设独立区域，避免交叉污染；现场逐条核对“样品名称、数量、包装、封条、标签、保质期、运输条件、文书一致性”等11项内容，任一项不合格即书面拒收并拍照留证。

2、标识：实行“唯一性编号+状态标签”双标识系统，编号贯穿所有记录；状态标签分“待检、在检、检毕、备份”四种颜色，冷藏冷冻样品须用防水标签或覆膜处理，确保-20℃也不脱落。

3、流转：每次流转必须“三核对三记录”-核对包装、数量、状态；记录时间、经手人、保存条件；部门之间交接须签字或盖章，确保样品在实验室内“寸步留痕”。

4、储存：按标签明示条件存放；无明示的，常温易腐样品≤24 h，冷藏≤3 d，冷冻≤检验周期+仲裁期；库房温湿度、光照、通风、消防设备定期检定并记录，监控数据保存6年。

5、使用：制样、分样、前处理必须按检测标准执行，设备与项目匹配；保留样品加贴“保留”标识后单独存放；检测人员领取时须再次核对数量、状态并签字。

6、处置：法律法规有明确保存期的从其规定；无规定的保存至“出具报告后仲裁期结束”；超期样品按“无害化、减量化、资源化”原则分类处置：一般固废进环卫，危废交有资质单位，并提供转移联单；处置记录保存6年。

四、四项制度保障运行

1、人员培训授权制：样品管理员、接样员、检测员须培训考核并授权，记录归档。

2、设施设备维护制：接样区、制样间、留样库、危废暂存柜分离设置；监控、消防、冷藏、冷冻设备定期检定，状态标识实时更新。

3、记录归档制：所有表单、影像、温湿度数据、流转签字、处置联单统一编号，电子系统应具备审计追踪功能，防止事后补录。

4、监督改进制：机构内审、管理评审必须把样品管理列为专项，发现不符合立即启动纠正措施，并对既往检测结果进行风险评估。

五、配套记录（标准给出统一格式）

1、样品接收确认单：11项拒收条款全部列成打勾项，拒收原因即时生成PDF发送客户。

2、样品流转单：时间、经手人、数量、状态、保存条件、签字栏，一式两份随样流转。

3、温湿度监控记录：自动采集，每日备份，异常短信报警。

4、样品处置审批单：超期或危废样品须技术负责人、安全负责人、机构负责人三级审批。

5、保留样品调用记录：谁申请、谁批准、谁复核、谁返还，四签字缺一不可，确保仲裁复检随时可调。